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Mehr Zeit, weniger Stress: im Interview mit Trainer Benjamin Floer

Benjamin FloerWer kennt es nicht: Stress im Alltag, keine freie Zeit, ständig ein rauchender Kopf.

Dabei sind diese Probleme oftmals "hausgemacht" und können vermieden werden.

Wie das im Alltag funktioniert, erklärt dir mein heutiger Interviewpartner Benjamin Floer:

1. Hallo Benjamin. Vielen Dank, dass du dir Zeit für das Interview nimmst. Stelle dich doch bitte einmal meinen Lesern vor.

Sehr gerne. Ich bin Benjamin Floer. Ich bin Theologe und Trainer für Selbstmanagement. In meinem Hauptjob gehe ich mit Menschen auf die Suche nach ihren Glaubens- und Lebenswege. Mit meinem Blog und Podcast verstehe ich mich als Stressbefreier.

Privat bin ich zweifacher Vater und einfacher Ehemann. Ich gehe liebend gerne wandern und spiele noch ab und zu Theater.

2. Du bist Theologe und betreibst einen Blog zum Thema Zeitmanagement. Wie kam es dazu?

Als ich nach dem Studium meine Ausbildung in der Gemeinde begann, sprudelte ich vor Ideen. Es gab unzählige Projekte die ich umsetzen wollte. Hinzu kamen immer mehr Wünsche von Kollegen und Gemeindemitgliedern. Ich fühlte mich auf dem Hoch meiner Schaffenskraft, dabei war ich längst schon auf dem Weg nach unten.

Denn es gibt keine Arbeitszeit, keinen Alltag, kein „Fertig“ und auch keinen Feierabend. Für all das müssen wir selbst sorgen und sind dabei hin und her gerissen zwischen Arbeitgeber, Vorgesetztem, Erwartungen der Gremien und Gruppen, Wünschen der Familie, dem eigenen Anspruch und auch unserer persönlichen Spiritualität.

Der Stress wurde  immer mehr und drohte mir die Freude an meiner Tätigkeit kaputt zu machen.

Mir wurde klar, dass ich mich anders organisieren musste, wenn ich auf Dauer glücklich sein möchte. Ich suchte nach Formen die nötige Büroarbeit zu minimieren. E-Mails besser und einfacher zu bearbeiten. Den Kalender realistisch zu planen. Und meine Aufgaben strukturiert zu verwalten.

Kurz: ich brauchte ein zum Beruf und zu mir passendes Zeitmanagement.

Inzwischen bin ich glücklich mit meinem tollen Beruf. Ich habe Zeit für meine Arbeit. Ich habe ausreichend Ressourcen auch neue Projekte in Angriff  zu nehmen. Ich finde Zeit für meine Hobbys. Und ich habe täglich Zeit für meine Familie!

3. In deinem Blog bezeichnest du dich als Stressbefreier. Was hat es damit auf sich und welche Erkenntnisse sind deine wichtigsten überhaupt?

Ich möchte meine Antwort gerne mit einer Definition des Wortes Stress beginnen.

Denn Stress ist momentan sehr in Mode. Wer in einer Runde sagt, dass er keinen Stress hat, wird meist sehr seltsam angesehen. Es gilt quasi als schick gestresst zu sein.

Stress ist per Definition der Zustand, wenn die eigenen Ressourcen nicht reichen um die anstehenden Aufgaben zu erledigen.

Das Gegenteil von Stress ist Produktivität.

Um ein stressfreies produktives Leben zu ermöglichen kann man an zwei Punkten ansetzen. Entweder man erhöht die Ressourcen oder man minimiert die Aufgaben.

Doch wie kann das gehen?

Die Ressourcen erhöhen:

  1. Arbeiten mit aktuellerer, schnellerer und zuverlässiger Technik. Ja das kostet unter Umständen viel Geld. Aber was ist dir deine Zeit wert?
  2. Bessere Arbeitstechniken in Fortbildungen erlernen.
  3. In Selbstmanagementkurse und Trainer investieren ?

Die Aufgaben minimieren:

  1. Aufgaben radikal aussortieren. Musst du das wirklich tun?
  2. Aufgaben automatisieren. Was kann ein Tool für mich erledigen?
  3. Aufgaben an Andere abgeben. Delegieren darf Geld kosten, wenn es Zeit spart.

Produktives Arbeiten ist nicht ein immer schneller und immer mehr, sondern ein bewusstes Arbeiten. Bildlich gesprochen geht es nicht darum möglichst schnell zu laufen, sondern sich zunächst einmal hinzusetzen und sich zu überlegen, wo man eigentlich hin laufen möchte.

4. Meine Leser sind meist berufstätige Menschen mit wenig Freizeit, die mal mehr und mal weniger abnehmen möchten. Welche 3 Tipps sind deine besten, um in wenig Zeit viel zu erreichen? Wie holt man aus wenig Freizeit ein Maximum heraus?

Benjamin Floer

Die wichtigste Frage ist „Wofür willst du eigentlich mehr Zeit haben?“

Von deiner Antwort auf diese Frage hängen alle deine Entscheidungen ab. Ich will zum Beispiel mehr Zeit mit meinen Kindern haben. Dafür habe ich meine Tagesstruktur verändert: jeden Tag starte ich um 5 Uhr im Büro. So habe ich fast jeden Nachmittag Zeit zum Spielen mit den Kindern. Ohne dein WARUM zu kennen, fehlt die Motivation etwas am eigenen Selbstmanagement zu ändern. Denn am eigenen Zeitmanagement zu arbeiten braucht zunächst jede menge Energie.

Meine drei wichtigsten Tipps für mehr Zeit sind:

1) Übernimm dich nicht

Nimm dir jeden Tag drei Dinge vor die du in jedem Fall schaffen willst. Diese drei Ziele haben die höchste Priorität. Alles andere kommt danach, auch zeitlich. Starte deinen Tag mit der Erledigung dieser wichtigsten Aufgaben. Vorher gibt es keine Mail, kein Anruf und schon gar kein Facebook. (Um nur die häufigsten Zeitdiebe zu nennen.)

2) Schalte alle Benachrichtigungstöne ab

Wusstest du, dass dich jede Unterbrechung 20 Minuten deiner wertvollen Zeit kostet? Und zwar unabhängig davon wie lange die Unterbrechung dauert.

Jedes mal wenn du deine aktuelle Tätigkeit unterbrichst, benötigst du etwa 20 Minuten bis deine Konzentration wieder dasselbe Level erreicht, wie vor der Unterbrechung.

Deshalb musst du um mehr Zeit zu haben Unterbrechungen eliminieren: Schalte alle Benachrichtigung (SMS, Whattsapp, Facebook, Mail etc.) radikal ab.

Übrigens, jedes Gerät hat auch einen Aus-Knopf.

3) Nimm E-Mails nicht so wichtig

E-Mails suggerieren uns eine hohe Priorität. Denn sie sind ja an uns adressiert. Wir meinen auf jede Mail möglichst schnell reagieren zu müssen. Doch in Deutschland reicht es eine Mail innerhalb von 24 Stunden zu beantworten. Daher gewöhne dir an nur noch 2 mal täglich in deine Mails zu gucken. Das braucht Übung und fällt jedem zu Beginn schwer.

Es klappt auch nur, wenn du alle Mails die du schreiben willst zunächst in deiner To-Do-Liste sammelst und sie dann beim Öffnen des Mailprogramme am Block abarbeitest.

Mein Tipp für ein Mailprogramm am Mac und in ios ist übrigens „Spark“. Damit kannst du Mails die du erst später benötigst in eine Wiedervorlage legen.

5. Erfolgreiche Menschen sprechen oftmals von Fokus. Für wie wichtig hältst du es, sich auf eine bestimmte Sache zu fokussieren.

Ohne Fokus ist ein produktives Arbeiten nicht möglich. Dabei ist es wichtig gleichzeitig immer nur an einer Aufgabe zu arbeiten.

Genau so wichtig ist es sich in seiner Freizeit ganz auf das nicht arbeiten zu fokussieren. Immer wieder nebenbei ein Blick auf das Smartphone ist verboten!

Die Grundregel lautet:

Mache immer nur eins!

Eine kleine Geschichte dazu:

Einige Schüler fragen ihren Zen-Meister warum er so zufrieden und glücklich ist:

Der Zen-Meister antwortet: “Wenn ich stehe, dann stehe ich, wenn ich gehe, dann gehe ich, wenn ich sitze, dann sitze ich, wenn ich esse, dann esse ich, wenn ich liebe, dann liebe ich …”

“Das tun wir auch" antworteten seine Schüler. "Aber was machst du darüber hinaus?” fragten Sie erneut.

Der Meister erwiderte: “Wenn ich stehe, dann stehe ich, wenn ich gehe, dann gehe ich, wenn ich … ”

Wieder sagten seine Schüler: “Aber das tun wir doch auch Meister!”

Er aber sagte zu seinen Schülern: “Nein – wenn ihr sitzt, dann steht ihr schon, wenn ihr steht, dann lauft ihr schon, wenn ihr lauft, dann seid ihr schon am Ziel.”

6. Deine 3 besten Tipps, um den Fokus zu behalten und sich nicht ablenken zu lassen.

  1. Immer nur eine Sache gleichzeitig machen
  2. Regelmäßig Pausen machen: 25 Minuten Fokus, 5 Minuten Pause, 25 Minuten Fokus, 30 Minuten Pause. Und dann wieder von vorn
  3. Schreibe alles was du erledigen willst auf. Alles! Ein System auf das du dich verlassen kannst, befreit den Kopf
  4. Ohne To-do-Liste verlierst du den Überblick und weißt nicht was gerade jetzt wichtig ist. Mein Tipp: Todoist (benjaminfloer.com/todoist)
  5. Finde einen regelmäßigen Schlafrhythmus
  6. Plane jeden Tag am Vorabend: Was sind deine drei wichtigsten Ziele?

7. Für wie wichtig erachtest du ein Zeitmanagement? Strukturierst du deine täglichen Aufgaben oder startest du einfach mal?

Zeitmanagement ist extrem wichtig. Nicht um andere zufrieden zu stellen, sondern um selber glücklicher zu leben.

Ich plane jeden Tag. Zu Beginn der Woche mache ich einen Wochenrückblick und bewerte alle Aufgaben und Termine:

  • Was war sinnvoll und was nicht?
  • War ich gut vorbereitet?
  • Waren es zu viele oder zu wenig Aufgaben?

Dann plane ich die anstehende Woche auf einem Whiteboard:

  1. Als Erstes die Termine aus meinem Kalender.
  2. Dann die privaten Termine die mir wichtig sind: Zeit mit meiner Frau, Zeit mit den Kindern, Zeit als Familie, ein Termin mit Freunden etc.
  3. Erst dann fülle ich die restlichen freien Flächen mit den anstehenden Aufgaben.
  4. Eine Aufgabe pro Tag plane ich als die Wichtigste ein. Mit ihr starte ich nach meiner Morgenroutine und vor dem Frühstück. So ist der Tag sehr schnell schon erfolgreich. Das gibt mir Schwung für den restlichen Tag. Heute ist das übrigens, das Schreiben dieses Interviews 😉

8. Die größten Fehler im Zeitmanagement und wie man sie vermeidet?

Puh gar nicht so einfach, das kurz zu beantworten.

Ich habe hier 21 Zeitmanagement Sünden und Fehler zum Nachlesen oder Anhören vorbereitet:

http://www.benjaminfloer.com/zeitmanagement-suenden-fehler/ (Link nicht mehr aktuell)

9. Hast du Routinen denen du regelmäßig nachgehst und falls ja, wie sollten meine Leser vorgehen um Routinen erfolgreich in ihren Alltag zu integrieren?

Ja habe ich. Ich habe eine feste Morgen- und Abendroutine.

Und die wird auch jeder Leser schon haben. Denn ob man morgens zuerst ins Bad oder zur Kaffeemaschine (Anmerkung von Fabian: diese Kaffeemaschine ist das Nachfolgermodell meiner geliebten EQ7) geht ist schon eine Routine. Allerdings lässt sich da natürlich mehr raus holen.

Wichtig ist es zunächst die eigenen vorhandenen Routinen zu kennen und zu analysieren.

Was tut mir gut und was nicht?

Im zweiten Schritt kann man dann neue Elemente in seine Routinen aufnehmen und ausprobieren. Jedes Element sollte mindestens zwei Wochen getestet werden, bevor es wieder eliminiert werden darf. Denn Routinen zu entwickeln ist Arbeit und am Anfang fällt vieles schwer. Wenn eine Routine aber einmal eingespielt ist und wie von selbst läuft, spart sie jede Menge Zeit.

Von diesen Menschen können deine Leser das Leben mit Routinen lernen:

www.benjaminfloer.com/zeitmanagement-suenden-fehler

10. Vielen Dank für deine Zeit. Nun erzähle doch meinen Lesern mehr über deinen Blog. Auf was können sich meine Leser bei dir freuen?

Ich glaube an eine Welt, in der auch Berufstätige Zeit für ihre Hobbys haben, Zeit für sich selbst finden und Väter Zeit mit ihren Kindern verbringen. Das alles ist möglich, ohne dass die Qualität der Arbeit darunter leidet.

Deshalb schreibe und podcaste ich. Weil meine Tipps ein solches Leben möglich machen.

Du bekommst auf dieser Seite wertvolle Tipps, Methoden und Tricks für ein zu dir passendes Zeitmanagement. Außerdem helfe ich dir deinen Arbeitsalltag erfolgreich zu gestalten, dabei entspannt zu sein und mehr Freude an deinem Beruf zu haben.

Ich freue ich, dich auf meiner Seite begrüßen zu dürfen: benjaminfloer.com


Vielen Dank für deine Zeit Benjamin!

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